Mehdi Kouadio introduit l’assistanat virtuel en Côte d’Ivoire Technologie

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Avec 5 années d’expérience dans l’assistanat de haut niveau dans le secteur privé, Medhi KOUADIO a décidé de faire le grand saut avec APIE Assistance qui propose du télésecrétariat ou secrétariat à domicile en vue de permettre à plusieurs chefs d’entreprises et professionnels d’atteindre leurs objectifs en se soulageant des tâches administratives chronophages. Tomorrow Magazine l'a rencontré.

 

Tomorrow Magazine : Vous avez créé APIE Assistance en ce début d’année 2017. Pouvez-nous expliquer votre activité ?

Mehdi KOUADIO : Le métier de télé secrétariat est apparu il y a une dizaine d’années et s’est développé grâce aux nouvelles technologies et notamment par le biais d’internet et à l’évolution du télétravail. Cette activité est beaucoup plus répandue en occident et commence à se développer en Afrique et notamment en Côte d’Ivoire, compte tenu du nombres d’entrepreneurs et de startuppeurs qui sont en recherche d’assistant polyvalent, pouvant répondre à des besoins et attentes précises, tout en ne devenant pas une charge salariale trop pesante.

APIE Assistance propose donc une assistance administrative adaptée à leurs besoins réels et leur coûtant le prix du travail réalisé, sans avoir à investir dans un matériel couteux. Nous pouvons ainsi vous faire gagner une heure de votre temps minimum chaque jour. Ce qui n’est pas non négligeable pour un chef d’entreprise. En une heure on peut traiter des dossiers urgents et décanter des situations qui sont génératrices de revenus pour la structure. En somme, APIE Assistance vous permet de vous concentrer sur le cœur de votre activité et par conséquent vous gagnez en productivité.

TM : Pourquoi avez-vous créé cette activité ?

MK : J’ai remarqué que :

  1. de nombreux entrepreneurs, chefs d’entreprises, de structures de petites tailles, avaient besoin d’assistante mais n’avait pas les moyens d’en avoir une sur place.
  2. Aujourd’hui, à l’ère du numérique, le travail réalisé au sein des entreprises est systématiquement envoyé par mail. Tout se passe sur le digital.

C’est pourquoi, j’ai compris qu’il n’y aurait aucun inconvénient à proposer un service sur mesure, à réaliser à distance ou ponctuellement sur place, afin de répondre aux attentes de ces entrepreneurs, chefs d’entreprises, particuliers, startuppeurs… qui évoluent dans cet environnement numérique.

J’ai donc réfléchi à la possibilité d’offrir un forfait sur mesure avec des prix adaptés aux besoins et au travail réalisé.

TM : Qu’est-ce qui vous différencie des autres entreprises de la place qui travaille dans le même secteur d'activité ?

MK : APIE Assistance a 4 avantages clés qui font gagner du temps et donc de la productivité à nos clients. Il s’agit :

  • Economique : APIE Assistance vous propose des prix en fonction de la prestation demandée.
  • Professionnel : Vous avez en face de vous des professionnels qui connaissent leur métier, qui sont compétentes et qui maîtrisent les outils bureautiques. Vous n’avez pas à discuter sur les éléments que vous souhaitez obtenir. Expliquez votre besoin et apprécier le résultat.
  • Rapidité : Notre expérience auprès de hauts dirigeants nous a appris que le respect des délais est important pour la crédibilité d’une entreprise. Nous savons aussi que le travail en urgence ou en flux tendus rythme souvent la vie de ces mêmes entreprises. C’est pourquoi, nous réalisons vos prestations dans les délais impartis.
  • Sans engagement : Vous pouvez travailler avec nous sans engagement, cela signifie que nous pouvons effectuer un travail avec vous de façon ponctuelle ou pour répondre à un pic d’activité

Nos clients nous font confiance car nous leur permettons de gagner en temps et en productivité.

TM : Quels sont les différents types de tâches que vous réalisez pour vos clients ?

MK : Nous réalisons des tâches administratives classiques mais qui peuvent devenir chronophages. Ce sont généralement des activités qui prennent beaucoup de temps, qui peuvent être répétitives ou tout simplement que vous n’aimez pas faire mais que vous devez faire. Ce sont des activités importantes mais non confidentielles pour votre entreprise.

Par exemple, vous souhaitez réaliser le recrutement d’un agent commercial. Vous n’avez pas envie de réaliser la fiche de poste mais vous avez une idée bien précise du profil et des compétences recherchées. APIE Assistance va élaborer la fiche de poste pour vous en respectant vos exigences. Une fois que vous l’aurez validé, APIE Assistance se chargera de la divulguer sur les sites d’emploi et les réseaux professionnels. Ensuite, nous nous chargerons de la collecte des CV et de la réalisation des dossiers. Vous pourrez sélectionner dans le lot les profils qui vous intéressent afin que nous les contactions pour planifier les entrevues, en fonction du calendrier que vous aurez au préalable proposé. Une assistance pour ce type de prestation se révèle être un gain de 2 à 4 heures par semaine lorsque l’on fait le point sur la logistique, la préparation des dossiers et des entretiens.

TM : L’activité est jeune et nouvelle en Côte d’Ivoire. Cela constitue un challenge. Comment considérez-vous cet aspect ?

MK : Entreprendre est une activité qui demande beaucoup d’énergie, d’organisation et surtout de la passion. J’ai fait le grand saut car je suis convaincue que je réponds à un réel besoin. En effet, aujourd’hui en Côte d’Ivoire, il y a de plus en plus d’entrepreneurs. Le chômage a poussé de nombreux jeunes à franchir le pas de l’entreprenariat. Cependant, en se lançant beaucoup d’entre eux réalisent qu’ils ont des lacunes sur le volet administratif. Un volet qui n’est pas toujours facile à gérer, car il est régie par des codes et des règles. Il y a des procédures à suivre et la nécessité de respecter les processus internes, en vue de gagner du temps. C’est l’expérience acquise auprès de hauts dirigeants qui nous permet d’être efficace, puisque nous connaissons les acteurs du système, les points focaux, les procédures… pour être efficace. Notre activité vient donc en support à toutes ces personnes qui ont besoin de déléguer des tâches qu’ils pensaient pouvoir réaliser eux mêmes, qu’ils ne maîtrisent pas ou qu’ils ne veulent tout simplement pas réaliser, car ils les trouvent ennuyeuses et chronophages.

Le challenge ici est donc double car il touche deux aspects fondamentaux du monde de travail.

  • La question de la délégation : Déléguer consiste à distribuer une partie de ses tâches à différentes personnes en mettant en place un système de contrôle. Au niveau local, les managers ont souvent des difficultés avec la délégation au sein même de leurs équipes. Quand il s’agit de structures à taille humaine, il est encore plus difficile pour le responsable de déléguer. Mais dans les faits, la délégation à des professionnels est un moyen de gagner en performance, en productivité, en temps et donc en argent, le nerf de la guerre.
  • La question de la révolution numérique : De nombreux métiers sont voués à évoluer, se transformer ou à disparaître avec la révolution numérique. Il faut donc dès maintenant impulser ce changement dans le monde du travail et inciter l’ancienne génération à se familiariser à ces nouveaux d’outils de l’internet. Nous vivons sur un continent dynamique et nous devons être capables de conduire ce type de changement, car le métier d’assistante de direction et de secrétaire est voué à évoluer en vue de répondre au dynamisme du marché mondial.

En conclusion, je considère cette nouvelle aventure comme un beau projet qui sera générateur de valeurs, car APIE Assistance est là pour accompagner le changement au sein des entreprises.

Auteur de l'article

Isabelle ZONGO

Blogueuse Art & Culture sur le blog Originvl
Blogueuse généraliste sur My Overviews

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